Salle Polyvalente

Rue des Auges
80260 Allonville

Réservation uniquement auprès de la mairie: 03 22 93 02 17

 Salle polyvalente

COMMUNE D’ALLONVILLE

13 GRANDE RUE 80260 ALLONVILLE

   03.22.93.02.17

       mairie.allonville@laposte.net

Article 1 : Conditions d’accès

• Les bénéficiaires

La salle polyvalente est réservée, par ordre de priorité, aux cérémonies et animations de la commune, puis aux associations de la commune (dès lors qu’elles auront respectés les dispositions du présent règlement et selon un calendrier fixé annuellement dans une limite maximum de 2 locations à titre gracieux). Les autres demandes seront traitées en fonction des disponibilités et par ordre des demandes. Elles ne seront étudiées qu’après le dépôt du dossier complet.

• Constitution du dossier

Tout dossier de location doit obligatoirement comprendre les pièces suivantes :

• Le contrat de location dûment rempli ;
• Le présent règlement, signé après lecture, précédé de la mention « lu et approuvé » ;
• Une attestation d’assurance en cours de validité ;
• Deux chèques de caution (« garantie matériels » et « garantie ménage et tri sélectif »), libellés à l’ordre du Trésor Public ;
• Un justificatif de domicile ;
• Une photocopie de la pièce d’identité.

La signature du contrat par les services municipaux rendra la réservation effective.

• Conditions financières

Les tarifs de location et le montant des cautions sont fixés par délibération du Conseil Municipal (Délibération du 31 mai 2023)

50 % de la somme totale sera à régler à la réservation. Le solde devra impérativement être réglé au minimum, un mois avant la date de location, faute de quoi, la commune d’Allonville se verra dans l’obligation d’annuler la location.

• Cautions

Deux chèques de caution sont demandés systématiquement pour toute réservation de la salle polyvalente, qu’elle soit concédée à titre gracieux ou onéreux.

La première caution (garantie matériels) sert à couvrir les éventuelles dégradations occasionnées à la salle ou au matériel, les sous-locations et le non-respect du voisinage. La seconde (garantie ménage et tri sélectif) vise à compenser les frais engagés pour la remise en état des locaux, dans l’éventualité où le nettoyage de la salle aurait été oublié ou négligé. Il couvre également les négligences éventuelles quant au tri des déchets et au nettoyage des espaces extérieurs. Seule la personne habilitée par la commune pour la remise des clés peut juger de l’état de propreté des locaux.

Etablis à l’ordre du Trésor Public, les deux chèques de caution sont à remettre impérativement lors du dépôt du dossier de réservation. Les deux chèques de caution seront conservés en l’attente de l’état des lieux de restitution des locaux.

Si la salle et ses abords sont restitués en l’état de propreté initial, si aucune dégradation et aucun manquement au présent règlement ne sont constatés, les deux chèques de caution seront restitués. Dans le cas contraire, les chèques seront encaissés.

Si les chèques de caution ne suffisent pas à couvrir les frais engagés, un dédommagement supplémentaire sera demandé à l’utilisateur.

Dans le cas où le coût des détériorations est inférieur au montant du chèque de caution, le locataire s’engage à régler les frais dans les quinze jours suivant la notification, sans quoi le chèque de caution sera intégralement encaissé.

Article 2 : Manifestations autorisées

Le présent règlement s’applique pour tout événement privé ou associatif organisé dans la salle polyvalente, ce, quel que soit son origine d’ordre individuel, amical, familial, associatif, syndical, ludique, sportif, musical, politique, culturel, récréatif ou autre. Il s’applique également quel que soit l’horaire retenu pour le déroulement de l’événement motivant la réservation de la salle.

Article 3 : Constitution des locaux mis à la location

La location de la salle polyvalente comprend :

• La grande salle,
• L’office et son annexe,
• Les sanitaires,
• Le couloir et son vestiaire.

L’accès à la réserve contenant le matériel communal, aux placards présents dans la salle, au local technique et au TGBT sont interdits au public.

La location de la petite salle dite « salle des associations » est réservée exclusivement aux allonvillois tout comme la location de la vaisselle.

Article 4 : Conditions d’utilisation

• Le locataire

La réservation de la salle polyvalente est nominative. Le locataire qui signe le contrat est la personne civilement responsable et la seule reconnue par la commune en cas de litige.

Les chèques de caution seront obligatoirement à son nom ; la demande d’acompte et le solde de la location seront envoyés au signataire du contrat.

Le locataire est responsable du nettoyage et de la remise en état de la salle et de ses extérieurs. Il est pleinement responsable des locaux, matériels et mobiliers qui lui sont confiés dans le cadre de l’organisation de sa manifestation. Il répond des pertes et des dégâts causés.

Le locataire s’engage à veiller au respect de la réglementation en vigueur (détaillée ci-après). A défaut, il devra supporter les éventuelles conséquences.

• L’ordre public

Il est strictement interdit de fumer dans l’enceinte de la salle polyvalente, des cendriers sont à disposition sur les extérieurs.

Les dispositions relatives à l’ivresse publique sont applicables dans la salle et notamment :

• L’interdiction de vendre ou d’offrir des boissons alcoolisées aux mineurs ;
• Le refus d’accès aux équipements aux personnes en état d’ébriété.

La salle polyvalente ne saurait par ailleurs abriter des activités contraires aux bonnes mœurs.

Il est formellement interdit de procéder à l’abattage d’animaux, quels qu’ils soient.

• Tranquillité publique

Afin de respecter l’environnement de la salle polyvalente et la tranquillité des riverains, l’utilisateur de la salle veillera à n’émettre aucune nuisance sonore. L’intensité de la sonorisation (musique) devra ainsi rester modérée. Les fenêtres et les portes de la salle devront être tenues fermées. Le locataire devra garantir l’ordre sur place, mais aussi aux abords de la salle et sur les parkings.

Tout comportement individuel ou collectif et dispositifs bruyants sont proscrits : pétards, feux d’artifices et tout dispositif de type explosif. Sont également proscrits : la  musique sur le parking ou dans les voitures, les cortèges ou convois de véhicules bruyants (klaxon, cris, dérapages…). Les véhicules sont dans l’obligation de respecter scrupuleusement le code de la route.

Les véhicules doivent également respecter les accès au parking et ne peuvent en aucun cas emprunter les espaces enherbés ou y stationner.

Tout manquement à ces prescriptions entraînera le refus systématique de toute nouvelle location et l’encaissement du chèque de caution « garantie matériels ».

• Sous-location

Il est formellement interdit au titulaire de l’autorisation de l’occupation de la salle polyvalente de céder les locaux à une autre personne ou association, ni le sous-louer (tout ou partie), ni même en faire disposer gratuitement.  Il ne peut également pas y organiser une manifestation différente de celle mentionnée dans le dossier de réservation.

La présence du titulaire est requise lors de la manifestation.

En cas de constatation de tels faits, la caution « garantie matériels » ne sera pas restituée et l’utilisateur se verra exclu de toutes réservations futures.

• Assurance responsabilité civile

Une assurance responsabilité civile au nom du locataire et en cours de validité le jour de la manifestation, est exigée à la signature du contrat.

Si le locataire intervient au nom d’une personne morale (tels que : association, comité d’entreprise, syndicat, société …etc …) la police d’assurance à produire sera celle concernant l’ensemble des adhérents, membres, associés ou sociétaires.

Article 5 : Délais de réservation et conditions d’annulation

La réservation de la salle polyvalente devra faire l’objet d’une demande déposée ou formulée au secrétariat de mairie. La salle est pré-réservée si la demande est supérieure à 12 mois (et limitée à 18 mois), et, est « confirmée réservée » à 12 mois par la signature d’un contrat et le paiement d’un acompte de 50 % à la signature, après réception du titre « avis des sommes à payer » à la Trésorerie par les moyens de paiement mis à disposition. Le solde de la somme restant sera payable dans les mêmes conditions que l’acompte un mois avant la location.

Dans le cas d’annulation, si celle-ci est notifiée au moins deux mois avant la date de l’événement ayant suscité la réservation, le montant de l’acompte versé sera restitué moyennant une déduction forfaitaire de 50 €. Le remboursement sera effectué par le Trésorier de la commune d’Allonville ; un RIB devra être fourni obligatoirement. Si cette annulation intervient moins d’un mois avant l’événement précité, la totalité de l’acompte versé à la réservation sera retenu.

Il est toutefois entendu que ces déductions ou retenues ne s’appliquent pas en cas de force majeure, des justificatifs prouvant le caractère exceptionnel pourront être sollicités au cas par cas.

Article 6 : Conditions particulières de location 

– Le locataire veillera à respecter l’environnement dans lequel il se trouve (espaces verts, fleurs, mobilier urbain…). Il veille également à rendre les extérieurs en parfait état de propreté ;

– Les sols devront être balayés, les tables et les chaises nettoyées et rangées dans la salle afin d’en effectuer le contrôle après la manifestation ;

– L’évier, les chambres froides, les tables inox, seront nettoyés ;

– Les sanitaires laissés en état de propreté ;

– l’ensemble des panneaux, affichages, supports divers ayant assuré la promotion de l’évènement devront être retirés ;

– Après utilisation, les portes et fenêtres devront être fermées et verrouillées et le portail extérieur fermé après la manifestation ;

– Tous les déchets seront triés et mis dans les containers prévus à cet effet, les ordures ménagères seront mises dans un sac poubelle fermé et déposé dans le container ;

– Les bouteilles en verre ne devront en aucun cas être mélangées aux déchets, elles seront déposées dans le container destiné à recevoir les produits en verre à côté du portail d’accès au site ;

– les cartons devront être déposés dans le container dédié.

Attention : Le non-respect des dispositions liées au tri sélectif sera sanctionné par la non-restitution et l’encaissement du chèque de caution « garantie ménage et tri».

– Les sonorisations ou autres diffuseurs de musique seront limités. Les utilisateurs veilleront scrupuleusement au respect du voisinage.

 Attention : Un dispositif électrique coupera l’électricité si l’incidence sonore était trop forte.

– En cas de perte des clés, leurs remplacements seront facturés, il en sera de même s’il est nécessaire de changer une ou plusieurs serrures, dans cette hypothèse, la caution ne sera restituée qu’après paiement des frais se rapportant à ces remplacements ;

– Il est demandé au locataire de ne rien fixer aux murs ou portes à l’aide d’adhésif, clous ou punaises, de ne rien accrocher au faux plafond. Il est également demandé de ne pas faire sauter les bouchons de bouteille type « champagne » afin d’éviter toute dégradation induite par leur projection ;

– En aucun cas, des barnums ne pourront être installés sur le parking de la salle polyvalente. L’installation de ces équipements est tolérée à l’arrière de la salle pour les vins d’honneur (en ne dépassant pas l’horaire de 20h30), mais nullement pour les repas ou pour l’installation de buffets ;

– Les horaires fixés pour les états des lieux devront être respectés ;

– Les véhicules devront respecter le stationnement sur le parking dédié à la salle ;

– Enfin, chacun s’emploiera à respecter la qualité des installations et du matériel et à prendre toutes les précautions requises au cours de l’utilisation ou le rangement dudit matériel.

Tout contrevenant aux dispositions du présent règlement s’expose à un refus définitif d’accès à la salle polyvalente.

Article 7 : Jauge

Pendant toute la durée de la location, le locataire ne devra, sous aucun prétexte admettre un nombre de personnes en salle supérieur au nombre autorisé soit : 125 personnes au maximum pour la grande salle, et 25 personnes au maximum pour la petite salle seule (uniquement louable par les allonvillois).

Pour le contrôle éventuel de l’ensemble des dispositions figurant au présent article et à l’article 6, le locataire autorisera tout représentant de la municipalité d’accéder à tout moment à la salle ainsi qu’à chacune de ses annexes (visite accompagnée par le locataire).

Article 8 : Inventaire contradictoire

La prise en charge du matériel, des locaux et des abords fait l’objet d’un inventaire contradictoire avant et après utilisation avec la personne mandatée par la municipalité.

Toute dégradation constatée donnera lieu à réparation. Si le montant de la caution ne couvre pas les frais ainsi générés, le surplus sera recouvré amiablement ou, à défaut par état exécutoire, sur ordre du Maire, auprès du locataire.

Article 9 : Responsabilité

La responsabilité de la Commune ne peut en aucun cas être engagée en cas d’accidents pouvant survenir sur des personnes. Il en est de même en cas de vols, effractions ou dégradations des véhicules.

Article 10 : Approbation du règlement intérieur de location

Le présent règlement a été approuvé par délibération du Conseil Municipal d’Allonville prise le 31 mai 2023.

Tarifs :

Nous proposons uniquement pour les Allonvillois, la location de la vaisselle pour 0,50€/couvert (max de 100 couverts).

Trouvez  ci-dessous, à titre indicatif, les tarifs de la salle polyvalente (les tarifs valables resteront ceux que vous signerez en Mairie) :

Les tarifs ci dessus s’entendent MENAGE COMPRIS

charge aux locataires de passer le balai, sans avoir à laver les différentes pièces.